Die Kunst der betrieblichen Kommunikation

Die Kunst der betrieblichen Kommunikation liegt in einigen grundlegenden Regeln, die jede und jeder von uns in der einen oder anderen Form schon einmal gehört hat. Insbesondere Führungskräften werden genau diese Methoden für eine gelungene betriebliche Kommunikation mit Hilfe von speziellen Kommunikations-Coachings eingebläut. Die Kunst besteht dann aber darin, sie ohne Hilfe von anderen für seinen Bereich zu übersetzen und richtig einzusetzen bzw. anzuwenden. Und genau hier passieren häufig die meisten Fehler. Oft wird vergessen, dass sich die betriebliche Kommunikation an eine oft sehr heterogene Gruppe von Menschen, den Mitarbeitenden, richtet. Dabei soll aber möglichst bei allen dieselbe Message ankommen – ein Drahtseilakt in der Kommunikation. Möchte man genau diese Kunst beherrschen, sollte man sich daher an einige goldene Regeln für eine gelungene betriebliche Kommunikation halten:

Transparenz

Transparenz ist das oberste Gebot der betrieblichen Kommunikation. Wir wissen alle, dass Wissen Macht ist und jede/r erhofft sich, durch eine Neuigkeit, die andere noch nicht kennen, einen, wenn auch nur winzigen, Vorteil. Gerade, wenn wir über die innerbetriebliche Kommunikation nachdenken, ertappt sich sicher jede/r dabei, schon mal aktiv oder passiv in einer solchen Situation gewesen zu sein. Daher ist es umso wichtiger, dass Führungskräfte dafür Sorge tragen, dass alle Mitarbeitenden auf möglichst demselben Informationslevel sind. So werden unangenehme, oft von der Wahrheit entrückte Informationen von vornherein vermieden. Denn nichts ist schlimmer als der sogenannte Flurfunk über den die Häppchen, frisch gekocht in der Gerüchteküche, verteilt werden.

Bleibt man in der Kommunikation transparent hat das einen nicht unwesentlichen Impact auf die Authentizität der Führungskraft zu den Mitarbeitenden und dem Unternehmen in seiner Außendarstellung. Richtig, mit einer transparenten Kommunikationslinie zeigen wir auch unseren KundInnen, dass wir authentisch, ehrlich sind.

Klarheit

Die Art und Weise, wie wir kommunizieren ist maßgeblich für das, was bei unserem Gegenüber ankommt. Wenn wir möchten, dass unser Gegenüber unsere Message versteht, gilt ein Gebot ganz Besonders: Keep it simple!

Doch wie schaffen wir es, unsere oft sehr komplexen Anforderungen, Wünsche und Themen einfach zu kommunizieren?

In erster Linie muss man sich selbst einmal Klarheit darüber verschaffen, was eigentlich gesagt werden soll und was am Ende bei der anderen Person ankommen soll. Um sich Klarheit zu verschaffen helfen mir persönlich oft ein paar kleine Tricks:

• Schreibe auf, was du sagen willst und notiere die wichtigsten Punkte deiner Botschaft.
• Formuliere nun die Botschaft, die Kern-Message, die bei deinem Gegenüber ankommen soll und mache dir Notizen, wie du die Botschaft an den Man/die Frau bringen willst.
• Stehe auf und erzähle dir selbst die Botschaft. Laut ausgesprochen, formuliert, mit allem, was dazugehört.

Diese Punkte helfen sehr, um die Botschaft selbst zu verstehen. Denn so bauen wir eine Story und indem wir sie uns selbst laut vorsprechen sehen wir, ob sie funktioniert.

Der zweite ganz wesentliche Punkt ist, dass alle Mitarbeitenden selbst Klarheit darüber haben müssen, welche Aufgabenbereiche sie abdecken, was in ihren Zuständigkeitsbereich fällt und was die Ziele des Unternehmens, der Abteilung und die des Teams sind. Wenn ich es als ChefIn schaffe, Mitarbeitenden mit klaren Worten ihre Funktion im Unternehmen und die damit verbundenen Befugnisse zu erklären, haben die Mitarbeitenden Klarheit über ihre Position. Das beugt Missverständnissen vor und baut eine Vertrauensbasis auf.

Zeit & Aufmerksamkeit

Die transparente und klare Kommunikation zu unseren Mitarbeitenden und KundInnen braucht Zeit und Aufmerksamkeit. Ich werde mein Anliegen nicht klar formulieren können, wenn ich während des Mitarbeitergespräches die eingehenden Nachrichten am Handy lese. Wenn ich während des KundInnentelefonates nebenher noch Mails schreibe, wird es die Person am anderen Ende der Leitung hören. Zu viele Ähms durch zu wenig Aufmerksamkeit haben schon so einige Personen verraten 😉

Natürlich spart das Zeit, ist aber unterm Strich nur eines: Ineffizient. Denn genau wie Mitarbeitende wollen auch KundInnen die ungeteilte Aufmerksamkeit im Gespräch bei sich wissen. In dem Moment, in dem unser Gegenüber unsere volle Aufmerksamkeit hat, wird er/sie sich wertgeschätzt und respektiert fühlen. Auch wir selbst sind mit unserer vollen Konzentration im Gespräch und können so um einiges professioneller auftreten und schneller reagieren!

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